Merancang Suatu Bentuk Pelatihan yang Ideal

Catatan Harian TMT BPL PB HMI Korwil JABODETABEKA Banten; Hari ke-03

Salah satu kelemahan utama instruktur di HMI adalah kemampuan merancang pelatihan. Hal tersebut aku sadari betul setelah seharian kemarin bersama fasilitator TMT belajar bagaimana membuat rancangan yang rapi dan juga sangat detil. Mulai dari awal hingga akhir suatu pelatihan. Awalannya pun bukan sekedar sehari dua hari sebelum pelatihan, melainkan lebih jauh dari itu dengan menariknya ke awal penyusunan konsep yang benar-benar matang.

Hari ketiga pelatihan TMT ini, Kamis (11/10) dimulai dengan suasana yang ceria. Fasiltator mengajak kami bergoyang di pagi hari dengan senam Maumere. Inilah salah satu unsur yang menarik dari pelatihan ini. Ada sisipan-sisipan kesenangan yang membuat suasana menjadi santai di tengah-tengah materi yang sebenarnya sangat serius.

Pada hari ini, fokus utamanya adalah perancangan pelatihan. Perancangan tersebut, seperti yang sudah aku singgung di awal, bukan hanya rancangan pelatihannya saja. Melainkan juga rancangan langkah-langkah awal mula dari analisa situasi yang kemudian akan menjadi bahan penyusunan konsep pelatihan dan pembuatan modul bagi pelatihan tersebut.

Aku merasakan bahwa perihal perancangan ini benar-benar aktivitas yang sangat menguras pikiran. Tidak heran jika sepanjang hari kemarin, kami hanya berkutat di praktek perancangan pelatihan ini dengan lebih dari satu cara dan lebih dari sekali revisi atas apa yang sudah kami kerjakan. Kami dituntut oleh fasiltator untuk bisa membuat rancangan yang benar-benar rapi dan detil. Bukan sekadar suatu rancangan yang simulatif semata, melainkan suatu rancangan yang aplikatif dan realistis. Suatu rancangan yang benar-benar dapat terterapkan secara nyata. Lengkap dengan antisipasi atas kemungkinan-kemungkinan yang dapat terjadi.

Pada sesi pertama di pagi hari, setelah suasana cair oleh goyang Maumere, fasilitator memberikan pemahaman teoritis mengenai perancangan pelatihan. Apa saja instrumen yang dibutuhkan untuk menyusun rancangan tersebut dan apa pula langkah-langkahnya.

Selepas penyampaian teoritis tersebut, yang memakan waktu tidak sampai satu jam, kami langsung dibagi kedalam empat kelompok di mana masing-masing kelompok terdiri dari tiga orang. Setiap kelompok diberi tugas untuk menyusun rancangan pelatihan Basic Training (Latihan Kader I) HMI dengan mengunakan diagram ikan Ishikawa. Aku berkesempatan berkelompok bersama Hendro (Bandar Lampung) dan Irsyad (Depok). Kami menyusun rancangan LK1 dengan latar belakang sebuah komisariat di HMI cabang Bandar Lampung.

img-20181012-wa0001
Hasil rancangan pertama yang sederahana. Menggunakan diagram Ishikawa.

Pada siang harinya. selepas salat Zuhur, kami mempresentasikan hasil rancangan kami dengan metode Wood Cafe. Teknisnya, masing-masing kelompok menentukan satu orang sebagai presentator yang diam di tempat (stand) yang telah ditentukan untuk kelompok tersebut, sedangkan dua anggota kelompok sisanya bertindak sebagai visitor yang akan mengunjungi stand kelompok lain secara bergilir untuk mendengarkan pemaparan presentator mereka.

Selepas presentasi, ada refleksi dari fasilitator untuk mengevaluasi hasil rancangan kami. Dari hasil evaluasi tersebut tampaklah banyaknya kekurangan dari rancangan kami. Salah satu yang paling esensial adalah ketelitian langkah demi langkah yang masih kurang. Rancangan kami masih terlalu luas, terlalu general. Startegi taktisnya dari rancangan tersebut belum kami bubuhkan sehingga sulit membayangkan penerapannya secara nyata.

Oleh karena itu, fasilitator kemudian melebur kami menjadi dua kelompok saja untuk bisa melanjutkan (melengkapi) rancangan kami. Kami diberi waktu hingga malam hari untuk merampungkan rancangan ini dengan lebih rapi dan lebih detil. Bergabung ke dalam kelompok kami kelompok yang terdiri dari TB. Masykur (Cilegon), Iqbal (Tangerang), dan Heru (Serang).

Malam hari selepas salat Isya dan makan malam, kami kemudian menjabarkan hasil rancangan kami secara bergilir. Dalam presentasi kali ini, kami maju bergiliran setiap kelompok. Kelompok lain yang menyaksikan kemudian memberikan kritik dan saran atas hasil kerja kami.

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Kemudian kami memasuki sesi terakhir untuk hari ini. Sesi yang menurutku paling menguras pikiran.

Masih sama seperti sebelumnya, kami dibagi menjadi beberapa kelompok dan diarahkan untuk merancang pelatihan. Ada tiga kelompok, kelompok pertama merancang Basic Training, kelompok kedua merancang Intermediate Training dan kelompok terakhir merancang Training of Trainer. Aku bersama Irsyad (Depok), Wakid (Malang), dan Yogi (Serang) mendapat tugas untuk merancang Basic Training.

Bedanya, kali ini metode untuk merancang yang kami pergunakan kali ini adalah metode 4D (Discovery, Dream, Design, Destiny), suatu metode yang akan menghasilkan suatu skema yang rapi dan detil. Setelah fasilitator menjelaskan mengenai langkah-langkah yang mesti kami tempuh dalam menyusun rancangan ini, kami langsung mulai membangun rancangannya.

Pada titik inilah aku, dan kawan-kawanku yang lain merasakan betapa aktifitas ini menguras pikiran dan membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Menjadi seorang konseptor yang mampu menghasilkan rancangan yang matang bukanlah sesuatu yang mudah. Butuh kecerdasan yang tinggi dan imajinasi yang luas demi bisa dapat menyusun langkah demi langkah dengan presisi yang tepat dan akurat beserta kemungkinan-kemungkinan yang menyertainya.

Hingga pukul dua dini hari, kami belum kunjung juga menyelesaikan rancangan kami. Kami masih berkutat pada diskusi yang alot untuk menentukan langkah demi langkah yang mesti kami tetapkan. Kealotan juga terjadi saat kami mendata tantangan dan ancaman yang mungkin akan ada di hadapan langkah-langkah yang kami tetapkan serta bagaimana mengatasinya.

Master of Training memutuskan agar kami melanjutkan tugas perancangan ini di pagi hari dan mengarahkan kami agar istirahat.

Aku merasa beruntung karena fasilitator membawakan materi ini dengan santai. Padahal materinya adalah materi yang serius. Aku melihat di sinilah keseimbangan yang perlu kami ambil ketika mengelola pelatihan. Materi yang berat jika disajikan dengan metode yang juga berat, tentu akan menimbulkan kejenuhan. Maka salah satu triknya, materi yang berat disajikan dalam bingkai metode yang ringan dilengkapi dengan partisipasi yang luas dari para peserta.

Iklan

Menuju Sosok Seorang Fasilitator

Catatan Harian TMT BPL PB HMI Korwil JABODETABEKA Banten; Hari ke-02

Training ini berjalan dengan santai. Namun muatan materinya butuh perhatian yang sangat serius sebab berkaitan dengan suatu bangunan ideal yang akan menentukan pola perkaderan HMI di masa depan. Dalam menyajikan materi, MoT menggunakan metode yang beragam. Namun dari keberagaman metode itu, ada satu kekuatan khas yang mewarnai semuanya, yakni warna partisipatif di mana semua peserta mesti memberikan kontribusi aktifnya dalam alur penyajian materi.

Pada pagi hari, selepas salat Subuh kami melakukan olahraga ringan. Lantas kemudian pada pukul setengah sembilan, forum dibuka setelah sebelumnya kami menyelesaikan kegiatan pribadi masing-masing dan juga menyantap sarapan yang sudah disediakan oleh panitia pada pukul tujuh.

Untuk hari Rabu (10/10) ini, materi utama yang akan kami serap adalah Benchmark Fasilitator. Materi yang sungguh menarik dan sarat akan muatan yang penuh makna. Salah satu kesimpulan penting dari materi tersebut adalah penggunaan istilah ‘fasilitator’ sebagai ganti dari istilah ‘narasumber,’ atau ‘instruktur,’ atau bahkan ‘master.’ Fasilitator menjadi padanan yang tepat bagi istilah trainer sebagaimana yang sudah aku singgung pada catatanku sebelumnya.

img_20181010_144618
Moderator dari KOHATI cabang Cilegon yang turut membantu mencairkan suasana.

Rangkuman Materi Benchmark Fasilitator

Materi ini berguna untuk membangun suatu pemahaman kepada peserta mengenai pentingnya tolak ukur tertentu (bencmark) yang diterapkan atas para fasilitator di setiap training.

Fasilitator itu sendiri memiliki peranan kunci pada training. Dia berperan sebagai penentu kualitas training dan juga hasil akhir daripada training tersebut. Mulai dari tataran konsep training, kurikulum, metode, metodologi, hingga ekspektasi (tujuan dan terget) dari training.

Dalam visi BPL PB HMI, ke depannya pada perkaderan di HMI, posisi narasumber dan instruktur, akan digeser oleh fasilitator. Sehingga mulai dari pengelolaan training, hingga penyampaian materi-materi yang ada di dalamnya dipegang oleh sosok berkualifikasi fasilitator.

Untuk itu, perlu adanya suatu bentuk tolak ukur tertentu yang menjadi patokan bagi sosok fasilitator yang ideal pada Perkaderan. Pada titik inilah, Benchmark Fasilitator mendapatkan urgensinya.

Benchmark Fasilitator berlandaskan pada tiga jenjang; Pertama: keterampilan komunikasi, kemudian, Kedua: berjenjang menuju keterampilan memafasilitasi kelompok, dan Ketiga: berpuncak pada keterampilan perencanaan partisipatif.

Dalam jenjang pertama benchmark tersebut terdapat langkah demi langkah berupa skill atau keterampilan khusus yang mesti dikuasai oleh seorang fasilitator yang baik. Antara lain, adalah keterampilan mengamati (probing), mendengar, bertanya, berdiskusi (dialog), memberikan umpan balik (feedback) dlsb.

Sedangkan pada jenjang kedua, keterampilan yang dituntut itu mencakup; membangun kepercayaan, monitoring tahap-tahap kelompok, monitoring peran kelompok, membangun dinamika kelompok, mendorong kerja kelompok, mendorong partisipasi yang merata, dan penyelesaian konflik.

Terakhir, yang merupakan benchmark tertinggi bagi fasilitator adalah keterampilan perencanaan partisipatif yang mencakup keterampilan-keterampilan tertentu yakni, assessment, desain, perencanaan, manajemen, implementasi, monitoring, dan evaluasi.

Dengan Benchmark Fasilitator ini, training di HMI akan tertata rapi dan tersusun sesuai standar yang diharapkan hasilnya akan lebih maksimal dalam mewujudkan tujuan dari Perkaderan itu sendiri.

Namun, apakah Benchmark ini dapat serta merta terterapkan di lingkungan perkaderan HMI, mulai dari tingkatan komisariat, hingga tingkat nasional?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, butuh suatu analisa tersendiri yang akan mengurai mulai dari kekuatan, kelemahan, ancaman, hingga peluang yang terdapat pada masing-masing lingkungan perkaderan di HMI.

Suatu lingkungan perkaderan (HMI tingkatan cabang, atau tingkatan komisariat) mesti memiliki tantangannya sendiri-sendiri dalam mewujudkan dan menegakkan benchmark ini. Tugas kita adalah menciptakan agen-agen fasilitator pembaharu yang akan menggeser kultur-kultur perkaderan lama dan membawa nafas baru bagi perkaderan melalui Benchmark Fasilitator ini sehingga pada nantinya, setiap perkaderan di HMI dapat memiliki suatu bentuk kualitas yang khas dan bernilai tinggi serta seragam dan selaras mulai dari lingkungan perkaderan lokal, hingga nasional.

***

Master of Training (MoT), atau fasilitator (mungkin ke depannya aku akan cenderung menggunakan istilah ini pada catatan-catatanku) menyisipkan dua kali kegiatan kelompok sepanjang hari kemarin. Pada kegiatan yang pertama, kami dibagi menjadi dua kelompok. Masing-masing kelompok meneliti, menyusun dan mempresentasikan lima metode pembelajaran yang dapat dipergunakan dalam training.

Dokumen ringkasan hasil kerja kami dapat dilihat di LINK ini

Kelompokku sendiri, yang terdiri dari aku, Wakid (Malang), Iqbal (Tangerang), Heru (Serang), TB. Masykur (Cilegon), dan Oka (Jakarta Raya) mendapatkan bagian untuk meneliti, menyusun, dan mempresentasikan metode; 1. Mind Maping, 2. Inquiry, 3. Role Playing, 4. Comparative Script, dan 5. Debat.

img-20181010-wa0004
Kelompok kami berdiskusi untuk menyusun materi presentasi.

Lalu pada malam hari, kami kembali dibagi menjadi beberapa kelompok. Kali ini, aku satu kelompok dengan Iqbal (Tangerang) dan Totong (Serang). Tugas kami adalah membuat rangkuman materi hari Rabu (10/10) ini dan menyusun gambaran penerapannya pada lingkungan perkaderan kami masing-masing. Rangkuman yang kami susun adalah apa yang aku tulis di catatan ini di atas.

img-20181010-wa0041
Presentasi kelompok kedua bersama Iqbal dan Totong.

Forum berakhir agak terlambat pada pukul 23.00. Selepas berbincang-bincang sebentar dengan kawan-kawan yang datang berkunjung ke arena training ini, aku langsung ke kamar dan istirahat. Hari esok yang menyenangkan menanti.

Menatap Arah Baru Perkaderan Pengelola Pelatihan di HMI

Catatan Harian TMT BPL PB HMI Korwil JABODETABEKA Banten; Hari ke-01

Selama kurang lebih lima hari ke depan, aku akan menjalani proses perkaderan dengan tajuk Training Managament Training (TMT) yang diselenggarakan oleh BPL PB HMI Koordinator Wilayah JABODETABEKA Banten. Pelatihan ini diselenggarakan di kota Cilegon. Kota yang memiliki banyak kenangan bagiku. Dengan cuacanya yang panas dan gerah kota ini menyambutku saat aku tiba pada hari Sabtu (06/10) lalu.

Aku datang terlalu awal. Namun aku memang meniatkannya karena ingin terlebih dahulu bertegur sapa dengan kawan-kawan dari HMI cabang Cilegon.

Akhir pekan aku jalani di kota Cilegon ini dengan sedikit jalan-jalan. Menikmati angin sore yang segar di pinggiran waduk yang terletak tidak jauh dari sekretariat HMI cabang Cilegon. Selain itu, aku turut membantu panitia penyelenggara menyiapkan beberapa hal. Termasuk tempat yang akan dipergunakan untuk pelatihan ini. Yakni BLK (Balai Latihan Kerja) kota Cilegon.

img_20181007_145956
Angin sore yang segar.

Para peserta selain diriku baru berdatangan pada hari Senin. Pada hari itu pula, sore harinya, kami menuju BLK setelah sebelumnya bermalam di sekretariat HMI cabang Cilegon. Setibanya kami di BLK, pendaftaran peserta langsung dibuka. Sepanjang hari itu hingga malam hari, kami tidak melakukan apa-apa selain menata tempat pelatihan sembari menunggu kedatangan kawan-kawan peserta yang lain.

Screening Test dan Pembukaan

Pada pagi hari Selasa, setelah semua peserta yang terdaftar datang, dimulailah screening test berupa tes tertulis yang terdiri dari 10 soal. Soal-soal tersebut disusun langsung oleh Arif Maulana, ketua umum BPL PB HMI. Semua soal berkisar pada teknis pengelolaan pelatihan di HMI. Sebenarnya tes ini lebih cocok disebut sebagai pre-test ketimbang screening. Sebab sejatinya tidak ada yang ter-‘saring’ dari proses ini dan juga soal-soal yang diajukan lebih kepada pengujian pemahaman dan wawasan kami mengenai pelatihan di HMI.

Selepas Zuhur, pelatihan ini kemudian dibuka. Hadir dalam pembukaan jajaran pengurus HMI cabang Cilegon beserta kawan-kawan anggota HMI cabang Cilegon, KAHMI Banten, dan juga Ketua Bidang PA PB HMI, Helmi Yunan Ihnaton yang kemudian dirinya membuka rangkaian kegiatan training ini secara resmi. Prosesi pembukaan selesai selepas waktu Ashar. Kami kemudian diberi kesempatan untuk melakukan kegiatan bebas hingga lepas Isya di mana kami akan memulai forum dengan orientasi training.

img-20181009-wa0034
Selepas seremonial pembukaan.

Orientasi Training

Sebenarnya apa sih TMT ini? Jujur saja, pertanyaan tersebut masih menggelayut pada banyak benak kader HMI. Bahkan juga para peserta yang datang untuk mengikuti pelatihan ini masih berpijak pada gambaran yang kabur mengenai apa sebenarnya TMT ini berserta maksud dan tujuannya.

TMT ini sebenarnya adalah produk Pedoman Perkaderan hasil kongres ke-29 di Pekanbaru. Secara konsep, ia masih sangat muda. Saking mudanya, belum ada sama sekali penyelenggaraan TMT tersebut meski sudah beberapa tahun ini masuk ke dalam Pedoman Perkaderan. Maka TMT yang kami ikuti ini adalah proyek percontohan untuk membuktikan efektivitas dan efisiensi TMT ini dalam mencetak sumber daya pengelola pelatihan yang mumpuni.

Bertindak sebagai master of training (MoT) dalam pelatihan ini adalah Arif Maulana sendiri.

Dalam Orientasi Training dia menjabarkan visinya mengenai pola perkaderan pengelola pelatihan HMI di masa yang akan datang. Beberapa dari visinya tersebut bernuansa revolusioner. Misalkan visinya mengenai peran master of training yang akan lebih dominan pada setiap pelatihan karena terlibat sejak rancangan awal pelatihan. Menurutntya, MoT harus benar-benar menjadi perancang, pengelola, dan pengevaluasi pelatihan. Bukan sekasar penjaga pelatihan yang perannya cenderung sebagai pengawas saja.

Visi ini cukup menggebrak karena akan bergesekan dengan tradisi-tradisi dalam perkaderan di HMI.

Dalam penjabarannya, dia mengungkapkan maksud dari konsep TMT ini. Konsep ini, beserta dengan konsep TOT (Training of Trainer) yang merupakan jenjang pelatihan di bawah TMT, adalah upaya untuk memperbahrui pola perkaderan di HMI dengan membangun suatu bentuk perkaderan yang tersusun dengan rapi dan terstandarisasi. Selama ini, pelatihan yang terstandarisasi hanyalah pelatihan formal. Sedangkan pelatihan informal kerap terselenggara dengan konsep yang ala kadarnya. Terutama pelatihan untuk pengelola pelatihan yang masih terpecah antara moda Senior Course, Training Instruktur, dan Training of Trainer, yang mana masing-masing punya kelebihan dan kekurangan.

Secara sederhana, TMT bermaksud untuk menambal kekurangan-kekurangan yang tidak teratasi oleh perkaderan pengelola pelatihan seperti Senior Course dan Training Instruktur. Yakni kemampuan/ keterampilan (skill) yang mencakup perencanaan, pengelolaan, dan pengevaluasian pelatihan.

Memang, ketiga skill tersebut kurang mendapat perhatian dari perkaderan pengelola pelatihan yang sudah ada di mana pada perkaderan tersebut aspek penguasaan materi mendapatkan porsi yang lebih dominan sedangkan skill teknis untuk pelatihan hanya diberi porsi-porsi dasar saja. Seandainya pun ada porsi lebih, kelebihannya tersebut terpusat ada pada proses pengelolaan pelatihan saja. Bukan pada perencanaan dan pengevaluasian.

Ke depannya, akan ada penyelarasan/ standarisasi dalam dunia perkaderan para pengelola pelatihan. Lebih radikal dari itu, akan ada pula penyelarasan berbagai istilah yang terdapat dalam perkaderan di HMI. Misalkan penggunaan istilah “instruktur” dan “master” sebagai mereka yang sudah lulus dan memenuhi kualifikasi pengelolaan training, akan digeser dengan istilah “trainer.”

Istilah ini dikemukakan agar dapat lebih sesuai dengan istilah-istilah perkaderan lainnya di mana kata training-lah yang kerap digunakan. Seperti pada pelatihan formal yang menggunakan istilah Basic Training, Intermediate Training, dan Advance Training.

Akhirnya pula perkaderan atau pelatihan untuk membina kader guna memenuhi kualifikasi tersebut menggunakan istilah yang juga selaras yakni Training of Trainer dan Training Management Training.

Lebih lanjut, dalam Orientasi Training, Arif Maulana selaku Master of Training memberikan gambaran mengenai alur yang akan kami jalani selama pelatihan ini; muatan materi dan pembinaan yang akan memberikan kami kemampuan untuk merancang, mengelola, dan mengevaluasi setiap pelatihan di HMI.

Orientasi Training diselingi dengan permainan perkenalan dan juga penempelan kertas ekspektasi dan kontribusi di Pohon Harapan. Kami juga menyepakati beberapa hal terkait dengan norma-norma selama pelatihan ini berjalan.

Forum berakhir pada pukul sepuluh lewat. Suatu hal yang sangat jarang dalam training di HMI. Namun memang ke depannya, Arif Maulana mengatakan bahwa kita ingin membangun pola pelatihan yang pendekatannya lebih humanistik. Salah satunya adalah dengan tidak memperlebar forum hingga larut malam.

Hari ini berakhir dengan baik. Semoga besok bisa lebih baik lagi.

%d blogger menyukai ini: